Die meisten Unternehmen arbeiten mit Lieferanten zusammen und nutzen Lieferantenmanagementsysteme für die Verwaltung wichtiger Geschäftsaktivitäten wie Lagerbestände, Rechnungen, Verträge, Lieferungen, Zahlungen und mehr. Automatisiertes Lieferantenmanagement kann Geschäftsabläufe präziser und einfacher gestalten. Das System optimiert Prozesse, verbessert die Effizienz, minimiert Fehler, steigert die Produktivität und vieles mehr. VMS unterstützt Geschäftsführer zudem mit Funktionen wie Echtzeit-Dashboards.
Alle großen Unternehmen wie Bauunternehmen, Logistikfirmen, Ingenieurbüros usw., die über ein großes Team externer Mitarbeiter oder Lieferanten verfügen, benötigen eine Lieferantenmanagement-Software. Mit einem Lieferantenmanagementsystem können Sie externe Arbeitskräfte wie Freiberufler, Zeitarbeitskräfte, Vertragspartner, Saisonkräfte, Berater, MSPs usw. verwalten.
Was ist ein Vender Management System (VMS)?
Viele Konzerne und Unternehmen haben Verluste erlitten, weil sie im Routinebetrieb kein Gleichgewicht zwischen Materialbeschaffung und Instandhaltung herstellen konnten. Die Beschaffung erwies sich als nutzlos, da der gesamte Prozess nicht effektiv überwacht wurde.
Ein Lieferantenmanagementsystem verwaltet den gesamten Beschaffungsprozess zwischen Unternehmen und Lieferanten. Es handelt sich um ein Softwaresystem, das Unternehmen dabei unterstützt, Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen, Lieferungen zu beschaffen, Zahlungen zu leisten und klar mit ihnen zu kommunizieren. Als zentrale Anwendung wickelt dieses System den gesamten Lieferantenprozess ab.
Vorteile einer Lieferantenmanagement-Software
Die Vorteile eines Lieferantenmanagementsystems sind vielfältig. Von der Erzielung höherer Einsparungen über die Verbesserung der Compliance, die Reduzierung von Fehlern bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität trägt ein VMS in vielerlei Hinsicht zur Erreichung der Unternehmensziele bei.
Die wichtigsten Vorteile der Verwendung eines Lieferantenmanagementsystems
- Zentralisiertes Lieferantenmanagement
- Erhöhte Transparenz
- Verbessertes Risikomanagement
- Reduzierte Zykluszeiten
- Höhere Kosteneinsparungen
- Erweiterte Berichtsfunktionen
- Verbesserte Transparenz der Belegschaft
- Effizientere Rechnungsstellung und Zahlungen
- Verbesserte Lieferantenleistung
- Skalierbarkeit
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Hier sind die wichtigsten Funktionen des Vendor Management Systems (VMS)
Zentralisiertes Dashboard
Betrachten Sie das Lieferantenmanagementsystem als zentrale Informationsquelle. Es zeigt Daten mit Details wie der Nachverfolgung früherer Einkäufe und aktueller Bestellungen, der Bewertung von Lieferantenrisikoprofilen, der Bewertung von Lieferantenkennzahlen, dem Zahlungseingang, Steuerinformationen, E-Rechnungen, Compliance und mehr an. Mithilfe des zentralen Dashboards kann das Finanzteam feststellen, ob die Beschaffungsstrategie funktioniert oder angepasst werden muss.
Bewerberverfolgung
Ein VMS verfügt über eine der leistungsstärksten Funktionen zur Bewerberverfolgung. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, die besten Talente einzustellen. Mit dieser Funktion können Unternehmen einen effizienten Einstellungsprozess gestalten. Sie können nach Ressourcen suchen, Kommunikation anfordern, Mitarbeiter an Bord holen usw. und gleichzeitig den Aufwand wiederkehrender Verwaltungsaufgaben reduzieren. Manager können per Fernzugriff auf das VMS zugreifen und Genehmigungen oder Ablehnungen vornehmen.
Neukundengewinnung
Den richtigen Lieferanten für Ihr Unternehmen zu finden, ist nicht so einfach, wie es klingt. Es ist ein umfangreicher Prozess, der viele Schritte erfordert. Von der Suche nach den besten Lieferanten bis hin zur Übermittlung der Produkt- und Dienstleistungsliste ist es ein langwieriger Prozess. Anschließend benötigen Sie ein Formular zur Angebotserstellung. Nach vielen weiteren Schritten können Sie Ihren Lieferanten auswählen.
Nach der Akquisition des Lieferanten wartet eine weitere Herausforderung auf Sie: das Onboarding neuer Lieferanten. Ein Lieferantenmanagementsystem kann den gesamten Prozess reibungslos und organisiert gestalten. Die Lieferanten können den festgelegten Prozess einhalten und ihn schnell umsetzen.
Koordination und Kommunikation
Die Kommunikation mit den Lieferanten ist entscheidend. Es ist wichtig, ein System zu etablieren, das eine reibungslose Kommunikation und einen reibungslosen Informationsfluss gewährleistet. Bei unklarer Kommunikation mit den Lieferanten besteht immer das Risiko falscher Produkt- oder Dienstleistungslieferungen. Die Lieferanten wissen nicht, was und wann sie liefern sollen. Dies führt zu Verzögerungen im Prozess und verursacht zahlreiche Streitigkeiten.
Ein Lieferantenmanagementsystem kann auch für eine effektive Kommunikation genutzt werden. Dieses System ermöglicht es den Mitarbeitern, wichtige Geschäftsbedingungen zu kennen. Dies stärkt Ihr Markenimage und verbessert das Kundenerlebnis. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder der Anzahl Ihrer Lieferanten benötigen Sie einen Lieferantenmanagementprozess wie Odoo, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern.
Vertragsmanagement
VMS ermöglicht Unternehmen die Gestaltung, Prüfung und Unterzeichnung von Verträgen. Der Vertrag ist ein Dokument, das die Arbeitsdetails für beide Parteien, die zusammenarbeiten, festlegt. Er umfasst Details wie Vertragsbedingungen, Vereinbarungsnormen, Ablaufdatum, Abfindungsbedingungen und mehr. Im Falle von Verzug und Problemen kann dieser Vertrag genutzt werden, um das Problem anzusprechen und zu beheben.
Lieferantendetails verwalten
Sie können im System Tags erstellen und dabei zwischen individuellen oder Firmenoptionen wählen. Mit Odoo Vendor Management können Sie außerdem mehrere Firmenkontakte verwalten. Sie können Verkaufs- und Einkaufsinformationen, Zahlungsdetails, Belege, die Finanzlage usw. einsehen. Sie können auch das Konto verwalten, einschließlich Lieferantenrechnungen, Zahlungen, Ausgaben usw. Es gibt auch einige intelligente Funktionen, wie z. B. die Organisation von Besprechungen, Abonnements, Pünktlichkeitstarife usw.
Datenquelle
VMS erstellt umfangreiche Archive, die Ihnen bei Bedarf Einblick in historische Daten ermöglichen. Es protokolliert alle Transaktionen, Probleme und mehr. Dieses System kann bei Bedarf auch mit Drittanbieter-Systemen integriert werden. Verschiedene Teams können Daten austauschen und Entscheidungen treffen.Odoo-Beraterkann Sie näher darüber informieren.
Andere Eigenschaften
Viele weitere Funktionen von VMS, wie beispielsweise das Odoo Vendor Quotation Management, verdienen hier ebenfalls Erwähnung. Dieses System ist für die Organisation von Lieferantenangeboten unerlässlich. Odoo kann eine Wunschliste für Ihren Lieferanten erstellen, auf die der Lieferant antworten kann. Das Unternehmen kann das Angebot annehmen oder ablehnen.
Auf Basis der VMS-Daten können Unternehmensmanager schnelle Prognoseentscheidungen treffen. Sie können außerdem die Kostenstruktur analysieren, um zukünftige Strategien zu planen. Ein weiteres Element ist die Mitarbeiterbindung, die Tools wie Produktideenfindung, Datenanalyse, Lieferantenauswahl usw. nutzt.
Eine der herausforderndsten Aufgaben besteht darin, wiederkehrende Zahlungen im Auge zu behalten. Mit dem Vendor Management Modul ist das kein Problem mehr. Richten Sie eine automatische Zahlungserinnerung ein und vereinfachen Sie sich so das Leben.
Warum ist VMS heutzutage wichtig?
Die Unternehmen wollen ihr externes Personal aufstocken. Dadurch wird VMS wichtiger denn je. Aufgrund der Globalisierung und des intensiven Wettbewerbs lagern Unternehmen die meisten Aufgaben aus und verlassen sich bei der Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen auf Lieferanten.
Im digital inspirierten Zeitalter der ERP-Entwicklung und Remote-Arbeit haben die Anforderungen und die Wirksamkeit von Lieferantenmanagementsystemen Grenzen überschritten. Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter weltweit und bieten ihnen flexible Arbeitszeiten. Systeme wie VMS unterstützen sie dabei und machen Geschäftsprozesse sicherer und flexibler. Dies ermöglicht es Unternehmen, in globale Talente zu investieren. Mit einem robusten Lieferantenmanagementsystem können sie skalieren, Mehrwert schaffen und vieles mehr erreichen.
Fallstudie
Wir haben benutzerdefinierte Funktionen für das Lieferantenzahlungsmanagement implementiert. Sie bieten die Möglichkeit zur Vorauszahlung, Teilzahlung und viele weitere Funktionen im Zusammenhang mit der Lieferantenrechnungs- und Buchhaltungsverwaltung. Hier erhalten Sie einen umfassenden Einblick.
ERP FÜR DIE FERTIGUNG
Zusammenfassung
Bei der Personalbeschaffung müssen Unternehmen viele Aspekte berücksichtigen. Viele Aspekte wie rechtliche, finanzielle, sicherheitsrelevante und Kostenaspekte spielen eine Rolle, wenn Unternehmen ein verteiltes Arbeitsteam aufbauen möchten. Wenn ein großes oder kleines Unternehmen versucht, seine Lieferanten ohne die Installation eines VMS selbst zu verwalten, kann es mit administrativen und organisatorischen Herausforderungen konfrontiert werden. Manchmal sind die Ergebnisse schlechter und die Unternehmen verlieren Umsatz und Markenpositivität, was die Mitarbeiter demotiviert.
Mit VMS erhalten Arbeitnehmer die vereinbarten Compliance- und Arbeitsgesetze ihrer Vertragspartner. Es gibt verifizierte interne Prozesse für Einstellung, Onboarding, Zahlungen, Kommunikation und Nachverfolgung. VMS ist eine sichere Investition, die jedem Unternehmen Effizienz und Wachstum bringt!