Verbesserte Abläufe im Architecture Studio mit erweiterten Buchhaltungs- und Berichtsfunktionen

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Über das Architekturbüro

Ein führendes Architekturbüro in den USA stand vor der Herausforderung, seine finanzielle und operative Leistung zu managen. Das Büro unterhielt Büros in verschiedenen Ländern, und jedes Büro nutzte ein anderes Berichts- und Kontoverwaltungssystem. Wichtige Daten aus der Buchhaltung und den Ausgaben standen dem Management für wichtige Entscheidungen nicht zur Verfügung. Um die Effizienz zu optimieren, kooperierte das Büro mit Silent Infotech, um umfassende Berichtstools zu nutzen, darunter den Gewinn- und Verlustbericht des Büros, eine Projektübersicht, eine Kundenprojektübersicht, einen YTD-Nutzungsbericht und eine SOV-Zusammenfassung (Schedule of Value). Mit vorausschauender Berichterstattung und Buchhaltungsdienstleistungen unterstützen wir unsere Kunden dabei, bessere Entscheidungen zu treffen, die verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen und ihre Kunden effizienter zu betreuen.

Unternehmensprofil

Herausforderungen für multinationale Architekturbüros

Mangelnde finanzielle Klarheit

Der Kunde hatte Schwierigkeiten, die Rentabilität des Studios über mehrere Einnahmequellen hinweg zu verfolgen. Es gelang ihm nicht, vollständige Buchhaltungsdaten für alle Studios zu erhalten, und er hatte Probleme, die Gewinndaten zu ermitteln.

Unorganisierte Projektverfolgung

Dem Studio fehlte eine zentrale Übersicht über projektspezifische Kosten, Fortschritt, Ressourcennutzung und Rentabilität.

Bewusstsein für geringe Ressourcenauslastung

Sie hatten keine klaren Einblicke in die Ressourcenzuweisung seit Jahresbeginn, was zu Ineffizienzen beim Personaleinsatz führte.

Komplexe Vertragsbewertungen

Die Unfähigkeit des Studios, Vertragsbewertungen und Cashflow effektiv zu verwalten, führte zu Verzögerungen beim Zahlungseinzug und bei der Gesamtfinanzierung.

Lösung von Silent Infotech für Architekturbüro

Gewinn- und Verlustbericht des Studios

  • Bietet eine klare Aufschlüsselung der Einnahmequellen (z. B. Projektgebühren, Softwarelizenzen) und Ausgaben (z. B. Gehälter, Softwarekosten).
  • Verfolgung der Gewinnspannen in verschiedenen Geschäftsbereichen, um die Priorisierung margenstarker Dienste zu unterstützen.

Projektzusammenfassung

  • Bietet Echtzeit-Einblicke in aktive Projekte und verfolgt Meilensteine, Budgets und Zeitpläne.
  • Hat dazu beigetragen, potenzielle Verzögerungen oder Mehrausgaben frühzeitig zu erkennen und so ein proaktives Management in verschiedenen Studios zu ermöglichen.

Kundenprojektzusammenfassung

  • Zentralisierte Daten für alle kundenspezifischen Projekte mit Darstellung der Rentabilität und des Abrechnungsstatus.
  • Ermöglichte dem Studio, wichtige Kunden zu erkennen, die erheblich zum Umsatzwachstum beitrugen.

YTD-Nutzungsbericht

  • Überwachte Ressourcennutzung für Personal und Ausrüstung und vergleicht die geplante mit der tatsächlichen Ressourcennutzung.
  • Hervorhebung nicht ausgelasteter Ressourcen, was zu kostensparenden Anpassungen führt.

Zusammenfassung des Schedule of Value (SOV)

  • Vereinfachte Aufschlüsselung komplexer Verträge durch Verknüpfung von Projektmeilensteinen mit Zahlungsplänen.
  • Verbessertes Cashflow-Management durch Sicherstellung einer zeitnahen Rechnungsstellung im Einklang mit der Arbeitserledigung.

Zentralisierter Buchhaltungs- und Buchführungsservice

  • Zentralisiertes Rechnungswesen und Buchführung vereinheitlicht Finanzdaten für eine genaue Berichterstattung.  
  • Es vereinfacht die Einhaltung der Vorschriften je nach Einsatzland und verbessert die Entscheidungsfindung.

Implementierungsprozess, den wir verfolgt haben

Datenintegration

Datenintegration

Die Finanz- und Betriebsdaten des Studios wurden nahtlos in sein Berichts-Dashboard integriert.

Teamtraining

Teamtraining

Umfassende Schulung des Personals zur Optimierung der Berichtsfunktionen.

Anpassung

Anpassung

Angepasste Dashboards zur Anpassung an die spezifischen Arbeitsabläufe des Studios, wie z. B. Visualisierungsprojektverfolgung und Kundenabrechnungszyklen.

Erzielte Ergebnisse

Finanzielle Klarheit

Durch eine bessere Kostenverfolgung und Priorisierung der Services konnten die Gesamtgewinnmargen innerhalb von sechs Monaten um 15 % gesteigert werden.

Projekteffizienz

Durch die Beseitigung der mit dem Projektzusammenfassungstool identifizierten Engpässe konnten Projektverzögerungen um 25 % reduziert werden.

Verbesserte Kundenbeziehungen

Verbesserte Transparenz gegenüber Kunden durch die Kundenprojektzusammenfassung, wodurch Vertrauen und Folgeaufträge gefördert werden.

Optimierte Ressourcennutzung

Die Auslastung von Personal und Ausrüstung wurde um 20 % gesteigert, wodurch sichergestellt wurde, dass die Ressourcen den Aufgaben mit hoher Priorität zugewiesen wurden.

Besseres Cashflow-Management

Reduzierte Verzögerungen beim Zahlungseinzug durch die Ausrichtung der Rechnungen an den SOV-Meilensteinen, wodurch der Cashflow um 30 % verbessert wurde.

Abschluss

Durch den Einsatz der Buchhaltungs- und Berichtstools von Silent Infotech transformierte das Architekturbüro seine operativen und finanziellen Prozesse. Die aus diesen Berichten gewonnenen Erkenntnisse ermöglichten nachhaltiges Wachstum, verbesserte Kundenbeziehungen und höhere Rentabilität.