Das US-amerikanische Küchenschrankgeschäft basiert auf individueller Anpassung, Präzision und Kundenzufriedenheit. Unternehmen dieser Branche stehen vor besonderen Herausforderungen, wie der Bewältigung komplexer Arbeitsabläufe, der Erstellung präziser Kostenvoranschläge und der Aufrechterhaltung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Teams. Für einen expandierenden Küchenschrankhersteller, der sich auf kundenspezifische Designs spezialisiert hat, wurden diese Probleme durch die Abhängigkeit von manuellen Arbeitsschritten, den Einsatz unzusammenhängender Softwaretools und die fehlende Echtzeit-Transparenz der Fertigung noch verschärft. Diese Ineffizienz hinderte das Unternehmen daran, zu skalieren und sich an die wachsenden Bedürfnisse seiner Kunden anzupassen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, arbeitete der Hersteller mit Silent Infotech zusammen, einem Top-Experte für die Implementierung von Odoo ERPDie beiden Partner führten mit Odoo ERP eine maßgeschneiderte Küchenschrank-Softwarelösung ein. Diese Fallstudie zeigt, wie Odoo ERP das Geschäft des Herstellers transformierte, indem es zentrale Schwachstellen behob, Prozesse optimierte und dem Unternehmen ein besseres Kundenerlebnis ermöglichte. Durch diese Veränderung erreichte das Unternehmen höhere Effizienz, höhere Genauigkeit und eine bessere Teamzusammenarbeit und erzielte so langfristiges Wachstum in einem wettbewerbsintensiven Markt.

Der Kunde ist ein mittelständischer Küchenschrankhersteller mit Sitz in Texas und Kunden aus dem privaten und gewerblichen Bereich im ganzen Land. Zu seinen Hauptprodukten gehören:

• Entwurf und Herstellung von kundenspezifischen Schränken auf Grundlage von Kundenaufträgen.
• Beratung vor Ort, Aufmaß und Angebotserstellung für Kunden.
• Produktions- und Installationsauftragsmanagement und Kundendienst.

Sie verfügten über ein Team aus Designern, Außendiensttechnikern und Experten, konnten jedoch aufgrund unzureichender Prozesse nicht effektiv skalieren. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen, papierbasierten Abläufen und fragmentierten Softwaresystemen führte zu Fehlern, Verzögerungen und Kundenfrust.

1. Herausforderung: Manuelle Prozesse zur Auftragsschätzung und -messung

Problem:

Das Vertriebsteam des Kunden nahm vor Ort manuell Messungen vor, was zu Berechnungsfehlern führte. Kostenvoranschläge verzögerten sich aufgrund der hin- und hergehenden Kommunikation zwischen den Außendiensttechnikern und dem Büro.

Lösung: 

Silent Infotech hat Odoo Field Service und Odoo CRM eingeführt, um den gesamten Schätzzyklus zu automatisieren: 

● Mobile Mess-Apps: Außendiensttechniker nutzten die mobile App von Odoo, um Echtzeitmessungen einzugeben, die automatisch mit dem zentralen ERP synchronisiert wurden.

● Automatisierte Angebotserstellung: Messungen wurden mit dem Produktkonfigurator von Odoo kombiniert, wodurch Echtzeitangebote mit Materialpreisen, Arbeitskosten und Margen erstellt wurden. 

● Kundengenehmigungsportal: Kunden konnten Entwürfe/Kostenvoranschläge elektronisch über ein Markenportal anzeigen und genehmigen und so 70 % der Genehmigungszeit einsparen.

● Keyword-Integration: Das ERP-System für Küchenschränke vermeidet menschliche Fehler und erstellt innerhalb von Minuten präzise, kundenfertige Angebote.  

2. Herausforderung: Ineffizientes Projektmanagement über Abteilungen hinweg

Problem:

Das Fehlen eines integrierten Systems führte zu Verzögerungen bei der Auftragsplanung, Materialbestellung und Produktion. Die Teams arbeiteten isoliert, was zu Terminüberschreitungen und Kostenüberschreitungen führte.

Lösung: 

Die Module „Projektmanagement“ und „Stundenzettel“ von Odoo ermöglichten eine durchgängige Transparenz:  

 ● Zentralisiertes Job-Dashboard: Manager überwachten den Fortschritt während der Entwurfs-, Produktions- und Installationsphasen.

● Automatisierte Arbeitsabläufe: Aufgaben wurden je nach Auftragsstatus automatisch zugewiesen (z. B. das Einleiten von Materialbestellungen, sobald ein Entwurf genehmigt wurde).

● Ressourcenmanagement: Die Zeitpläne der Handwerker wurden mithilfe der Kapazitätsplanungsfunktion von Odoo optimiert, wodurch die Leerlaufzeiten um 40 % minimiert wurden.

● Ergebnis: Projekte wurden 30 % schneller abgeschlossen und Echtzeitdaten wurden allen zur Verfügung gestellt  

3. Herausforderung: Bestandsverwaltung und Materialverschwendung

Problem:

Fehlbestände wichtiger Materialien (z. B. Hartholz, Scharniere) führten zu Produktionsverzögerungen, während Überbestände Kapital banden.  

Lösung: 

  Das Bestandsverwaltungssystem von Odoo brachte Präzision: 

● Stücklistenintegration: Stücklisten für jedes Schrankdesign aktualisieren automatisch die Lagerbestände.  

● Nachbestellwarnungen: Intelligente Auslöser alarmieren Beschaffungsteams, wenn der Lagerbestand unter das festgelegte Niveau fällt.  

● Abfallverfolgung: Abfallmaterialien wurden verfolgt, um Muster zu erkennen und den Abfall um 25 % zu minimieren.  

● Schlüsselwortintegration: Die Küchenschranksoftware ermöglichte eine Just-in-Time-Inventur und reduzierte die Lagerkosten um 18 %.

4. Herausforderung: Schlechte Kommunikation zwischen Außendienst- und Büroteams

Problem:

  Konstruktionsänderungen oder Kundenaufträge konnten von den Außendiensttechnikern nur schwer an die Werkstatt übermittelt werden, was zu Nacharbeiten führte.

Lösung: 

  Die Module „Diskutieren“ (integrierter Chat) und „Dokumentenverwaltung“ von Odoo kamen zur Rettung:

● Zusammenarbeit in Echtzeit: Schnappschüsse, Anmerkungen und Audionachrichten von Außendienstbesuchen wurden in Echtzeit mit Designern geteilt.

● Versionskontrolle: Designdateien wurden zentral archiviert, sodass die Teams immer auf die neuesten Versionen zugreifen konnten.

● Aufgabenkommentare: Durch das Kommentieren einer Arbeitsaufgabe werden kontextualisierte Diskussionen ermöglicht, um Missverständnisse zu vermeiden.

Ergebnis:

Die Nacharbeitsraten sanken um 50 % und Änderungsanfragen der Kunden wurden innerhalb von Stunden gelöst.  

5. Herausforderung: Ungenaue Kosten- und Rentabilitätsanalyse

Problem:

Die Arbeits- und Materialkosten wurden bei manuellen Berechnungen regelmäßig unterschätzt, was zu Margenverlusten führte.

Lösung: 

Die Odoo-Module „Buchhaltung“ und „Fertigung“ gaben detaillierte Einblicke:  

● Prozesskostenrechnung: Jeder Phase des Auftrags wurden Kosten zugewiesen (Messen, Schneiden, Zusammenbau).  

● Margenverfolgung: Dashboards vergleichen in Echtzeit die geschätzten mit den tatsächlichen Kosten und heben Unterschiede hervor.  

● Szenarioplanung: „Was-wäre-wenn“-Szenarien bestimmen den richtigen Preis für komplizierte Aufträge.

● Keyword-Integration: Das ERP für Küchenschränke steigerte die Gewinnmargen aufgrund datengesteuerter Entscheidungen um 22 %.  

6. Herausforderung: Begrenzte Berichterstattung und Geschäftseinblicke

Problem:

Die Unternehmensleitung hatte keinen Einblick in Vertriebspipelines, Produktionsengpässe oder Kundentrends.

Lösung: 

Die BI- und Reporting-Tools von Odoo lieferten umsetzbare Erkenntnisse:

● Benutzerdefinierte Dashboards: Überwachte KPIs wie „Durchschnittliche Zeit vom Angebot bis zum Abschluss“ oder „Materialverschwendung pro Auftrag“.

● Umsatzprognosen: Historische Daten prognostizierten Nachfragespitzen und optimierten so die Ressourcenzuweisung.

● Analyse der Kundenbindung: Top-Kunden und Möglichkeiten für Folgegeschäfte ermittelt.

Ergebnis:

Datengesteuerte Strategien steigerten die Folgeaufträge um 35 %.  

Für Hersteller maßgeschneiderter Küchenschränke sind Genauigkeit, Effizienz und Teamwork unerlässlich. Durch die Nutzung des ERP-Know-hows von Silent Infotech im Bereich Küchenschränke revolutionierte dieses texanische Unternehmen seine Abläufe und verwandelte Hindernisse in Stärken. Die modulare Anpassungsfähigkeit von Odoo ERP, gepaart mit individuellen Konfigurationen, ermöglichte nachhaltiges Wachstum und bewahrte gleichzeitig die persönliche Note, die maßgeschneiderte Handwerkskunst auszeichnet. Zukunftssicherheit für das Unternehmen: Dank der skalierbaren Architektur von Odoo setzt der Kunde nun auf KI-gestützte Designassistenten und IoT-basierte Maschinenintegration und festigt so seine Marktführerschaft weiter.

At Silent Infotech, we specialize in industry-specific ERP solutions, leveraging our deep expertise in manufacturing operations and technical proficiency. Our kitchen cabinet software is more than just a tool—it’s a strategic asset designed to streamline your operations and drive efficiency. Schedule a complimentary consultation with our team today and discover how Odoo ERP can transform your cabinetry business.