Warum KMU ein Cloud-basiertes Bestandsverwaltungssystem benötigen?
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) arbeiten oft mit begrenzten Ressourcen und Budgetbeschränkungen. Für solche Unternehmen kann die Bestandsverwaltung eine gewaltige Aufgabe sein, insbesondere wenn sie auf manuelle Prozesse oder veralteteBestandsverwaltungssysteme. Mit dem Aufkommen cloudbasierter Bestandsverwaltungssysteme können KMU ihre Bestände nun effizienter, kostengünstiger und präziser verwalten. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die wichtigsten Gründe, warum kleine und mittlere Unternehmen Cloud-basierte Bestandsverwaltung Software.
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Was ist Cloud-basiertes Bestandsmanagement?
Cloudbasierte Bestandsverwaltung ist eine webbasierte Software, mit der KMU ihre Bestände jederzeit und überall verwalten können. Im Gegensatz zu herkömmlichen, vor Ort installierten Bestandsverwaltungssystemen werden cloudbasierte Bestandsverwaltungssysteme auf Remote-Servern gehostet und über das Internet aufgerufen.
Vorteile der Cloud-basierten Bestandsverwaltung für KMU
👉 Echtzeit-Sichtbarkeit
Mit einem cloudbasierten Bestandsverwaltungssystem können KMU jederzeit und überall auf Echtzeit-Bestandsdaten zugreifen. So behalten Unternehmen den Überblick über ihre Lagerbestände, überwachen Lagerbewegungen und können fundierte Entscheidungen über Nachbestellungszeitpunkt und -menge treffen. Dank der Echtzeittransparenz können Unternehmen zudem Bestandsprobleme wie Fehlbestände oder Überbestände schnell erkennen und darauf reagieren.
👉 Erhöhte Effizienz
Cloudbasierte Bestandsverwaltungssysteme automatisieren viele manuelle Prozesse der Bestandsverwaltung, wie Dateneingabe, Auftragsabwicklung und Berichterstellung. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bestandsverwaltung und gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, sich auf andere Geschäftsaktivitäten zu konzentrieren. Unternehmen können beispielsweise automatische Nachbestellpunkte einrichten, Benachrichtigungen bei niedrigem Lagerbestand erhalten und Bestandsbewegungen zwischen Standorten verfolgen.
👉 Verbesserte Genauigkeit
Manuelle Bestandsverwaltungsprozesse können zu Fehlern und Ungenauigkeiten führen, die erhebliche Folgen für KMU haben können. Cloudbasierte Bestandsverwaltungssysteme reduzieren das Fehlerrisiko, indem sie Bestandsverwaltungsprozesse automatisieren und Echtzeit-Einblicke in die Lagerbestände bieten. So können Unternehmen auf präzise Bestandsdaten zurückgreifen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und kostspielige Fehler zu vermeiden.
👉 Kosteneinsparungen
Cloudbasierte Bestandsverwaltungssysteme bieten KMU in vielerlei Hinsicht Kosteneinsparungen. Erstens fallen keine Vorlaufkosten oder Hardwareanforderungen an, da das System auf externen Servern gehostet wird. Zweitens zahlen Unternehmen nur für das, was sie nutzen, sodass sie ihr Bestandsverwaltungssystem nach Bedarf erweitern oder reduzieren können. Drittens bieten cloudbasierte Bestandsverwaltungssysteme niedrigere Gesamtbetriebskosten als herkömmliche Bestandsverwaltungssysteme, da sie keine teure Wartung oder Upgrades erfordern.
Sicherheitsmerkmale cloudbasierter Bestandsverwaltungssysteme
👉 Sichere Datenspeicherung und -sicherung
Eines der wesentlichen Sicherheitsmerkmale eines cloudbasierten Bestandsverwaltungssystems ist die sichere Datenspeicherung und -sicherung. Das System sollte über robuste Verschlüsselungsmechanismen verfügen, um sicherzustellen, dass alle Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Außerdem sollte ein Backup-System vorhanden sein, das regelmäßig Daten sichert, um Datenverlust im Falle eines Cyberangriffs oder Systemausfalls zu verhindern.
👉 Zugangskontrolle
Die Zugriffskontrolle ist entscheidend, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal auf das Bestandsverwaltungssystem zugreifen kann. Das System sollte über rollenbasierte Zugriffskontrollen verfügen, die den Zugriff auf bestimmte Merkmale oder Daten basierend auf der Rolle des Mitarbeiters im Unternehmen einschränken. Dies trägt dazu bei, unbefugten Zugriff auf vertrauliche Geschäftsdaten zu verhindern.
Funktionen der Cloud-basierten Bestandsverwaltung
👉 Bestandsverfolgung
Die Bestandsverfolgung ist ein zentrales Merkmal jedes Bestandsverwaltungssystems, auch cloudbasierter. Mit der Bestandsverfolgung können KMU Lagerbestände überwachen, Lagerbewegungen verfolgen und Bestände standortübergreifend verwalten. Darüber hinaus ermöglicht diese Funktion die Erstellung von Echtzeitberichten und Analysen zur Bestandsentwicklung, wie z. B. Lagerumschlag, Fehlbestände und Nachbestellpunkte.
👉Auftragsverwaltung
Die Auftragsverwaltung ist ein weiteres wichtiges Merkmal cloudbasierter Bestandsverwaltungssysteme. Mit der Auftragsverwaltung können KMU Aufträge von Anfang bis Ende verwalten, einschließlich Auftragsabwicklung, Auftragserfüllung und Versand. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen außerdem, den Auftragsstatus zu verfolgen, Versandetiketten und Packzettel zu erstellen und Lagerbestände automatisch zu aktualisieren.
👉Verwaltung mehrerer Standorte
Für KMU mit mehreren Standorten ist die Multi-Standort-Verwaltung ein wichtiges Feature eines cloudbasierten Bestandsverwaltungssystems. So können Unternehmen die Lagerbestände an jedem Standort verwalten, Bestandsbewegungen zwischen den Standorten verfolgen und standortübergreifende Berichte und Analysen erstellen. Die Multi-Standort-Verwaltung ermöglicht es Unternehmen außerdem, Bestellungen vom nächstgelegenen Standort aus zu bearbeiten, was Versandkosten und Lieferzeiten reduziert.
👉Barcode-Scannen
Barcode-Scannenist eine Funktion, mit der Unternehmen Lagerartikel mit einem Barcode-Scanner, einem Mobilgerät oder einem Tablet scannen können. Diese Funktion automatisiert das Hinzufügen neuer Lagerartikel zum System, die Verfolgung von Lagerbewegungen und die Aktualisierung der Lagerbestände. Barcode-Scanning reduziert zudem das Fehlerrisiko und verbessert die Genauigkeit.
👉Integration mit anderen Systemen
Die Integration mit anderen Systemen wie Buchhaltungssoftware, E-Commerce-Plattformen und Spediteuren ist ein weiteres wichtiges Merkmal cloudbasierter Bestandsverwaltungssysteme. Durch die Integration können Unternehmen Daten systemübergreifend synchronisieren, wodurch das Fehlerrisiko reduziert und die Effizienz gesteigert wird. Beispielsweise können Unternehmen die Lagerbestände in ihrer Buchhaltungssoftware automatisch aktualisieren, wenn ein Verkauf über ihre E-Commerce-Plattform erfolgt.
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Best Practices für die Implementierung einer Cloud-basierten Bestandsverwaltung
👉 Definieren Sie Ihre Anforderungen
Vor der Implementierung eines cloudbasierten Bestandsverwaltungssystems sollten KMU ihre Anforderungen und Ziele definieren. Dazu gehört die Identifizierung der benötigten Funktionen, der Anzahl der Nutzer, die das System nutzen werden, und des verfügbaren Budgets. Die Definition der Anforderungen stellt sicher, dass Unternehmen ein System auswählen, das ihren Anforderungen entspricht und die erwarteten Vorteile bietet.
👉 Wählen Sie einen zuverlässigen Anbieter
Die Auswahl eines zuverlässigen Anbieters ist entscheidend für den Erfolg einer cloudbasierten Bestandsverwaltung. KMU sollten Anbieter gründlich recherchieren, ihre Erfolgsbilanz prüfen und Kundenbewertungen lesen, bevor sie sich entscheiden. Ein zuverlässiger Anbieter bietet kontinuierlichen Support, Updates und Wartung und stellt sicher, dass das System sicher und aktuell bleibt.
👉 Integrationsplan
KMU sollten vor der Implementierung eines cloudbasierten Bestandsverwaltungssystems die Integration mit anderen Systemen planen. Dazu gehört die Identifizierung der zu integrierenden Systeme, der zu synchronisierenden Daten und der erforderlichen Integrationsmethoden. Die Integrationsplanung stellt sicher, dass das System reibungslos mit anderen Systemen zusammenarbeitet, wodurch das Fehlerrisiko reduziert und die Effizienz gesteigert wird.
👉Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Die Implementierung eines neuen Bestandsverwaltungssystems erfordert die Schulung der Mitarbeiter in dessen effektiver Nutzung. Unternehmen sollten in Schulungen investieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Bedienung des Systems verstehen und seine Funktionen optimal nutzen können. Schulungen können vom Anbieter oder über Online-Ressourcen und Tutorials angeboten werden.
👉 Leistung überwachen
Nach der Implementierung eines cloudbasierten Bestandsverwaltungssystems sollten Unternehmen dessen Leistung regelmäßig überwachen. Dies hilft, Probleme oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren und sicherzustellen, dass das System die erwarteten Vorteile bietet. Die Leistungsüberwachung kann Unternehmen außerdem dabei helfen, ihre Bestandsverwaltungsprozesse zu optimieren und fundierte Entscheidungen über zukünftige Investitionen zu treffen.
Abschluss
Cloudbasierte Bestandsverwaltungssysteme bieten zahlreiche Vorteile, die KMU zu Wachstum und Erfolg verhelfen. Durch die Nutzung der Cloud-Technologie bleiben KMU wettbewerbsfähig und erfüllen die Anforderungen moderner Unternehmen.
Rajesh R
Ein erfahrener IT-Integrations- und ERP-Lösungsarchitekt verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Revolutionierung von Geschäftsprozessen durch cloudbasierte ERP- und MIS-Softwarelösungen. Er nutzt modernste Technologien wie Blockchain, KI, IoT usw. für die Entwicklung maßgeschneiderter Softwarelösungen. Sein umfangreicher Hintergrund umfasst maßgeschneiderte Softwarelösungen für verschiedene Branchen wie Vertrieb, Fertigung, Lebensmittelverarbeitung, Lagerhaltung und B2B-Geschäfte. Rajesh ist Experte für die Entwicklung und Implementierung von Unternehmenssoftware und spielt eine zentrale Rolle in der Beratung zu Geschäftslösungen sowie in der Entwicklung komplexer Softwarelösungsarchitekturen für viele Fortune-500-Unternehmen.
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