Einführung
Die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows ist für Unternehmen äußerst wichtig, weshalb sie ihre Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung verwalten. Fast 60% der Unternehmen bearbeiten jeden Monat mehr als 1.000 Rechnungen. Die Automatisierung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung vereinfacht diesen Prozess, während die manuelle Bearbeitung hilfreich ist. Silent Infotech integriert Odoo mit Bill.com, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Konten, Verbindlichkeiten und Forderungen zu unterstützen.
Die maßgeschneiderten Integrationen von Silent Infotech helfen dabei, manuelle Fehler zu reduzieren und eine bessere Übersicht zu erhalten. Mit einem rationalisierten Geschäftsbetrieb steigen die Erfolgschancen erheblich. Darüber hinaus spielen die maßgeschneiderten Lösungen eine wichtige Rolle bei der Vermeidung von Verzögerungen und Strafzahlungen bei der Kreditorenbuchhaltung. So erhalten Sie eine bessere Kontrolle über die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und sorgen für ein gesundes finanzielles Gleichgewicht Ihres Unternehmens.
Warum sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten automatisieren?
Die Automatisierung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung für kleine Unternehmen kann sehr vorteilhaft sein, wenn es darum geht, das Unternehmen zu verändern. Wenn die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung in Odoo und Bill.com integriert sind, hilft dies, einen zentraleren Ansatz für den Cashflow des Unternehmens zu finden.
Einige der wichtigsten Vorteile der Automatisierung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind die folgenden:
1. Rechtzeitige Zahlungen an Lieferanten
Ein automatisierter Workflow für die Kreditorenbuchhaltung kann sicherstellen, dass die Rechnungen geprüft, genehmigt und pünktlich bezahlt werden. Dies trägt dazu bei, die Beziehungen zu den Lieferanten zu stärken, was den Weg für künftige Rabatte ebnen kann. Außerdem können dadurch Säumniszuschläge und Vertragsstrafen vermieden werden.
2. Verbessert das Inkasso
Durch die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung können Mahnungen für das Inkasso von Kunden eingerichtet werden. Mit einem beschleunigten Rechnungsstellungsprozess und einem optimierten Follow-up können Unternehmen schneller Zahlungen von Kunden eintreiben und gleichzeitig die Außenstände deutlich reduzieren. Dadurch werden auch die Außenstandszeiten reduziert.
3. Vermeiden Sie Liquiditätsengpässe und -überschüsse
Die Automatisierung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung für kleine Unternehmen hilft dabei, Einblicke in Echtzeit zu erhalten und den Cashflow vorherzusagen. Die erhöhte Transparenz kann die Genauigkeit erhöhen und die Prognosen erleichtern. Das Ergebnis ist eine äußerst effiziente Entscheidungsfindung für anstehende Ausgaben und Investitionen. Eine verbesserte Finanzplanung kann helfen, Liquiditätsengpässe und Überschussrisiken zu überwinden. .
4. Verringern Sie menschliche Fehler und Betrug
Die manuelle Dateneingabe kann das Risiko doppelter Zahlungen, betrügerischer Transaktionen und sogar fehlender Rechnungen erhöhen. Dies kann die gesamte Geschäftsfunktion stören. Durch Automatisierung kann der Workflow mit rollenbasiertem Zugriff und integrierten Systemintegrationen standardisiert werden. Dies spielt nicht nur eine entscheidende Rolle bei der Verringerung des Geschäftsrisikos, sondern auch bei der Wahrung der finanziellen Integrität. .
5. Audit-Readiness und Compliance
Automatisierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse können die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Ein digitaler Prüfpfad mit zeitgestempelten Genehmigungen und Zahlungsaufzeichnungen unterstützt die Transaktionen. Darüber hinaus sind alle Aufzeichnungen revisionssicher, was die Konsistenz der Dokumentation und die Durchsetzung von Richtlinien gewährleistet. Dies erleichtert die Vorlage der Dokumente bei Steuerprüfungen, internen Compliance-Kontrollen oder Investorenprüfungen. .
Kreditorenbuchhaltung (AP): Odoo + Bill.com
Bill.com erstellt die Rechnungen und synchronisiert nach der Integration alle Daten mit Odoo. Diese Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für kleine Unternehmen verringert das Risiko von manuellen Fehlern wie doppelten oder doppelten Buchungen und ebnet den Weg für eine effiziente Buchführung.
Hauptmerkmale:
1. Automatisierte Rechnungserfassung
Die von den Lieferanten erhaltenen Rechnungen werden mit der OCR von Bill.com digitalisiert, und die Daten werden mit Odoo synchronisiert.
2. Benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows in Odoo
Odoo ist bereits für mehrstufige Genehmigungen auf der Grundlage von Abteilung, Lieferant und Betrag konfiguriert. Sobald die digitalisierte Version der Rechnung eingegangen ist, wird der eingestellte Workflow ausgelöst.
3. Zahlungsplanung in Echtzeit
Für in Odoo genehmigte Rechnungen wird die Zahlung über Bill.com mit den akzeptierten Zahlungsmethoden (Überweisung, ACH, Schecks) geplant. Je nach Cashflow Ihres Unternehmens können Sie die Zahlung manuell oder automatisch einrichten.
4. Prüfpfade und Compliance
Alle Aktionen wie Rechnungsgenehmigung, -ablehnung oder -zahlung werden in Odoo und Bill.com protokolliert und nachverfolgt, um die Compliance für zukünftige Prüfungen zu verbessern.
Debitorenbuchhaltung (AR): Odoo + Bill.com
Bei der Debitorenbuchhaltung initiiert Odoo die Aktion, und Bill.com führt den Prozess der Kundeninteraktion und der Zahlung fort. Die in Bill.com während des gesamten Lebenszyklus der Rechnung gesammelten Daten werden dann mit Odoo verknüpft, um die Transparenz der Finanzdaten des Unternehmens zu gewährleisten. .
Hauptmerkmale:
1. Automatische Rechnungserstellung in Odoo
Rechnungen werden in Odoo automatisch entsprechend den Abonnements, Dienstleistungen und Bestellungen erstellt. Anschließend wird die Rechnung automatisch an Bill.com gesendet. .
2. Kundenfreundliche Zahlungsoptionen
Bill.com bietet seinen Kunden verschiedene Zahlungsoptionen an. Für anstehende oder überfällige Rechnungen werden automatische Zahlungserinnerungen verschickt.
3. Echtzeit-Zahlungsabgleich
Nachdem die Zahlung in Bill.com eingegangen ist, werden die Daten mit Odoo synchronisiert und mit der generierten Rechnung abgeglichen.
4. Kundenkommunikationsprotokolle
Kundenkommunikation wie Zahlungsnachverfolgungen und Mahnungen werden über Bill.com verfolgt und dann mit Odoo synchronisiert.
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Überblick über den kombinierten Workflow
Silent Infotech integriert einen kombinierten Workflow für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Dieser umfasst:
Kreditorenbuchhaltung:
- Lieferant sendet Rechnung
- Rechnung wird von Bill.com erfasst und mit Odoo synchronisiert
- Odoo beginnt mit dem Genehmigungsprozess
- Bill.com bezahlt die genehmigte Rechnung
- Zahlungsbestätigung auf Bill.com wird mit Odoo synchronisiert
Debitoren:
- Odoo erstellt die Kundenrechnungen.
- Die Rechnung wird über Bill.com verschickt.
- Die Zahlung des Kunden erfolgt über Bill.com. .
- Zahlungseingang und bestätigte Informationen werden in Odoo synchronisiert.
- Der Bestätigungsstatus wird in beiden Systemen aktualisiert. .
Lösungen für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung | Silent Infotech
Die Odoo-Experten von Silent Infotech rationalisieren den gesamten automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozess für Unternehmen. Dadurch wird Ihr finanzieller Workflow aufrechterhalten und gleichzeitig werden Fehler reduziert. Hier sehen Sie, wie die Experten vorgehen:
1. Rechnungssynchronisierung
Durch die Rechnungssynchronisierung wird sichergestellt, dass die Daten gleichzeitig zwischen Odoo und Bill.com fließen. Egal, ob es sich um Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Forderungen gegenüber Kunden handelt, alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert. Dadurch wird das Risiko von Doppelerfassungen reduziert und die Finanzdaten in beiden Systemen aktualisiert .
Die Synchronisierung der Rechnungen erfolgt über:
- APIs werden verwendet, um die Synchronisierung in beide Richtungen zu implementieren.
- Rechnungsdetails (Verkäufernamen, Steuerkennzeichen und Rechnungsnummern) werden zwischen den Plattformen abgebildet.
- Duplikate, Unstimmigkeiten und andere Ausnahmen werden mit entsprechenden Warnungen behandelt.
2. Benutzerdefinierte Genehmigungsketten
Da Standardregeln für den Prozess nicht immer funktionieren, kann die Automatisierung eine große Hilfe sein. Der automatisierte Kreditorenprozess in Odoo wird über den benutzerdefinierten Genehmigungsprozess aktualisiert. Die Details werden in den internen Kontrollen des Unternehmens angezeigt.
Je nach den Anforderungen des Unternehmens wird die Validierung jeder Rechnung durch die Anpassung des Odoo-Workflows bestimmt. Daher basieren die mehrstufigen Genehmigungen auch auf der Lieferantenkategorie, dem Rechnungsbetrag und dem Projektbudget.
Die Hauptfunktionen der benutzerdefinierten Genehmigungsketten helfen beim Versenden automatischer Erinnerungen und Eskalationen für ausstehende Genehmigungen. Außerdem erhalten Unternehmen Echtzeit-Updates. Der Workflow wird auf der Grundlage von Abteilungen oder Standorten festgelegt.
3. Zahlungsabgleich
Der Zahlungsprozess wird vereinfacht, automatisiert und über beide Systeme hinweg abgeglichen. Unabhängig davon, ob die Zahlung über Bill.com oder Odoo erfolgt, werden die Informationen gesammelt und mit der anderen Plattform synchronisiert. Durch den automatischen Abgleich der Zahlungen wird ein genauer Cashflow gewährleistet.
Das Echtzeit-Abstimmungssystem ist in Odoo abgebildet. Sowohl teilweise als auch vollständige Zahlungsinformationen werden synchronisiert. Es werden verschiedene Zahlungsarten unterstützt, z. B. Überweisungen, Kreditkarten, ACH und andere.
4. Einrichtung in mehreren Währungen
Global tätige Unternehmen benötigen häufig eine Einrichtung in mehreren Währungen. Odoo und Bill.com vereinfachen die komplexe Einrichtung mehrerer Währungen. Durch die Integration können verschiedene Komponenten wie Wechselkurse, währungsspezifische Arbeitsabläufe sowie Gewinne und Verluste nachverfolgt werden.
Bei den Mehrwährungsfunktionen hilft Silent Infotech mit
- Automatische Aktualisierungen der Wechselkurse
- Währungsspezifische Journale und Konten
- Länderspezifische Zahlungskonformität und -weiterleitung
- Gewinn- und Verlustberechnungen
5. Audit-Kontrollen
Die Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen in regulierten Branchen bei der Kreditorenbuchhaltung unerlässlich. Die Integration von Odoo-Bill.com spielt eine Schlüsselrolle bei der Erlangung eines umfassenden Prüfungszugangs. Jede Aktion der Unternehmen, die die Kreditorenbuchhaltung automatisieren, ist nachvollziehbar. Dies hilft bei der Kontrolle zum Schutz sensibler Finanzdaten für die Genehmigung oder Änderung von Transaktionen.
Die Compliance-Tools von Silent Infotech helfen bei
- Detaillierte Aktivitätsprotokolle und Prüfpfade in den Systemen zu erhalten.
- Sie dokumentieren den Versionsverlauf und verfolgen Änderungen.
- Rollenbasierte Berechtigungen für jede Workflow-Stufe.
- Sicherstellung von Zugriffsrichtlinien, die mit Branchenvorschriften (wie GAAP und SOX) übereinstimmen
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Fazit
Mit der optimierten Odoo- und Bill.com-Integration will Silent Infotech den Prozess der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung automatisieren, um ihn für Ihr Unternehmen zu vereinfachen. Durch diese Integration erhalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihr Unternehmen. Da jeder Prozess automatisiert ist, ist das Risiko manueller Fehler deutlich geringer. Durch die eingesparte Zeit für sich wiederholende Aufgaben können Sie sich auf die Kernfunktionalitäten Ihres Unternehmens konzentrieren. Durch eine Partnerschaft mit Silent Infotech können Sie also die Finanzabläufe Ihres Unternehmens optimieren und vereinfachen.
FAQs zu AP & AR mit Odoo & Bill.com
Ja, nach der Integration mit Bill.com kann Odoo problemlos sowohl Kreditoren- als auch Debitorenprozesse abwickeln. Dies spielt eine wichtige Rolle bei der Vereinfachung der Rechnungsbearbeitung durch bessere Arbeitsabläufe und die Erfassung von Zahlungsinformationen in Echtzeit.
Bill.com bietet automatische Mahnungen und fördert Online-Zahlungen. Bei Zahlungseingang werden die Zahlungsdaten mit Odoo synchronisiert. Wenn die Kunden also über Bill.com zahlen, wird die Zahlung automatisch in der Odoo-Rchnung berücksichtigt..
Nein, Sie brauchen keine unterschiedlichen Integrationen für AP und AR zwischen Odoo und Bill.com. Mit Silent Infotech erhalten Sie einen zentralisierten oder einheitlichen Integrationsansatz, der bei der Zahlungsplanung, der Synchronisierung von Rechnungen und Echtzeit-Updates hilft.
Im integrierten Workflow von Odoo und Bill.com werden verschiedene Zahlungsmethoden unterstützt, z. B. internationale Überweisungen, ACH-Banküberweisungen, PayPal und Kreditkarten. Die Zahlungen werden von der Software verfolgt und mit der Odoo-Rechnung abgeglichen.
Ja, Silent Infotech achtet bei der Integration auf vollständige Sicherheit und die Einhaltung von Audit-Standards. Um den Anforderungen gerecht zu werden, verfügt die Integration über eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, Compliance-konforme Protokolle und Prüfpfade. Dies erweist sich in Finanzunternehmen als effizient.
Die Odoo-Bill.com-Integration kann von Silent Infotech in maximal 2-4 Wochen abgeschlossen werden, je nach Komplexität des Workflows und der erforderlichen Anpassungen.
Ja, da Odoo und Bill.com vollständig synchronisiert sind, erhalten Sie einen Echtzeit-Überblick über den Cashflow. Die einheitliche Ansicht hilft bei der Verfolgung von Verbindlichkeiten und Forderungen, was wiederum für eine verbesserte finanzielle Entscheidungsfindung entscheidend ist.
ilesh M
Ilesh is a tech-savvy project manager at Silent Infotech, specializing in Odoo ERP and Salesforce. With a passion for innovation and a deep understanding of diverse technologies, he has successfully delivered cutting-edge solutions to numerous projects. Ilesh's expertise extends to blockchain technologies, IOT, AI, and Other trending technologies reflecting his commitment to staying ahead in the dynamic world of IT. As a dedicated professional with a love for problem-solving, he continues to make a significant impact in the field of ERP and other software solutions.
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